Электронный Документооборот Инструкция По Делопроизводству
В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим. Об утверждении Инструкции по делопроизводству. И документооборота.
При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности. Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации. К сожалению, есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству. К счастью, все же встречаются защитники последних - руководители отделов делопроизводства, секретари и т.п.
В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях нет не только никаких защитников – даже «хозяина» нет. ИТ-отделу как таковая она не нужна, делопроизводители тоже не могут в одиночку «взвалить» на себя весь груз ответственности за электронный документооборот компании. Но тем не менее, рано или поздно почти каждая организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком среди документов и файлов на жестких дисках компьютеров, что приходится наводить его в срочном порядке и писать инструкцию.
Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции?
Попробуем разобраться вместе. Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации. Во-вторых, осуществив работу по созданию такой инструкции сегодня, завтра организации будет проще перейти к полноценному электронному документообороту. А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это. Читайте по теме в электронном журнале. На заметку! Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.
В систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов. В случае если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее еще более очевидна: нужно объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе. Разработка инструкции Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.
Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему. Несомненно, при подготовке инструкции по электронному документообороту должна использоваться инструкция по делопроизводству, если она есть в организации. Причем, можно не разрабатывать отдельно инструкцию по электронному документообороту а внести изменения в существующую инструкцию по делопроизводству, добавив туда разделы по работе с электронными документами.
Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, задействованных при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение применяется при работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли Интранет-портал организации, есть ли документ-сканеры. СЛОВАРЬ Файл-сервер — это выделенный сервер, оптимизированный для выполнения файловых операций ввода-вывода. Предназначен для хранения файлов любого типа.
Как правило, обладает большим объемом дискового пространства. Документ-сканеры - предназначены для быстрого сканирования большого количества входящих бумажных носителей, для работы в составе СЭД и построения электронных архивов. Документ-сканеры отличаются крайне высоким быстродействием, устойчивостью к постоянным нагрузкам, наличием интегрированных систем оптимизации процессов оцифровки. При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее:. виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений.
Возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;. полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);.
порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем. Структура инструкции Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документами, имеющейся СЭД и возложенных на нее функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции: 1.
Общие положения. Термины и определения.
Нормативные ссылки. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД. Использование электронной подписи (ЭП).
Правила работы с папками и документами. Классификация документов. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов. Выдача поручений и контроль исполнения документов. Замещение пользователей в СЭД.
Раздел «Общие положения» В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД. Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции. Например: Целью настоящей Инструкции является регламентация основ применения в ОАО «Вымпел» (далее - Организация) документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД). Настоящая инструкция содержит общие принципы осуществления электронного документооборота, а также требования к оформлению и содержанию электронных документов, основные особенности порядка их обработки, исполнения и хранения.
Инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующих документов:. входящая корреспонденция;.
исходящая корреспонденция;. организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания и т.д.);. внутренняя переписка организации (служебные записки, докладные записки). Настоящая инструкция действует во всех подразделениях Организации и доводится под роспись до всех сотрудников Организации, осуществляющих работу с электронными документами. Раздел «Термины и определения» В разделе «Термины и определения» необходимо перечислить все термины, их расшифровку и сокращения, которые будут использоваться в инструкции.
Например: система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных документов. Корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации. Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данной Инструкцией и инструкциями по работе с конкретными видами документов. Администратор СЭД - сотрудник организации, обеспечивающий установку, настройку, резервное копирование и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы. Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве.
Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю первичную информацию о нем (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения). Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих и исходящих документов. Место регистрации документов может быть одним для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих и исходящих документов.
Раздел «Нормативные ссылки» В данном разделе нужно указать, на какие нормативно-правовые акты ссылаются положения создаваемой инструкции. Так, при разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», Федеральный закон от № 63-ФЗ 'Об электронной подписи', Федеральный закон от № 149-ФЗ 'Об информации, информационных технологиях и о защите информации', постановление Правительства РФ от № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», распоряжение Правительства РФ от № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
Инструкция По Делопроизводству Мвд
Также можно опираться на другие нормативные документы, к которым можно обратиться при разработке инструкций по делопроизводству. Например: Основное назначение ЭП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа) независимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться.
При необходимости внесения изменений в подписанный ЭП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять уже проставленную ЭП невозможно). Очень важным моментом при работе с ЭП является право подписи. В инструкции необходимо указать полномочия сотрудников по подписанию разных видов документов, в том числе право подписи электронных документов за замещаемых сотрудников. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан свой удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним удостоверяющим центром). Также следует разъяснить юридическую составляющую ЭП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной подписи и т. д. Раздел «Правила работы с папками и документами» В этом разделе нужно подробно перечислить главные правила работы с папками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов. Например:.
количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;. необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);. иностранные названия следует писать без перевода;. права доступа к папкам нужно предоставить всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;. полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки. Поскольку большинство создаваемых документов являются документами коллективного пользования, то важно отразить в инструкции и обязанности автора документа:.
Инструкция По Делопроизводству В Судах
правила выбора вида документа при его создании;. правильное присвоение наименования документу;. правильное присвоение номера документу;. правильное назначение прав доступа к документу;. правила размещения документа в соответствующей папке. Так, для удобства восприятия информации сотрудниками организации необходимо приводить наглядные и понятные примеры: Примеры правильных названий:. Договор №4-279 от c ООО «Юникс» на поставку оборудования.
Заявление Петрова А.П. От о предоставлении очередного отпуска. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от E-mail.
Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство.
Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации? Понятие Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг.
Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам. Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области.
В маленьких организациях могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе. При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным. Основы Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков.
Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом – следят за их движением. Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.
Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов. В этой области требуются грамотные специалисты.
Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой.
Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация. Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.
Делопроизводство и документооборот На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.
На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.
Этапы Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:.
Выполнение проекта документа. Согласование. Подписание проекта.
Присвоение даты и номера. Регистрация и исполнение. Доведение информации до исполнителей и контроль. Выполнение предписаний. Оформление и хранение. Уничтожение или перенос в архив. По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается.
Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение.
Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается. Виды Существуют и другие виды документооборота:.
Восходящий – от работников к начальству. Нисходящий – от руководителей к персоналу. Горизонтальный – с равными должностями. Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот. Судебное делопроизводство Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств.
Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом. Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется.
В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг. Работа секретаря Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления. По форме и работе учреждение бывает:. Централизованным – секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту. Децентрализованным – сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг. Инструкция Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.
Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры. Ведение делопроизводства Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций.
В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию. Принципы кадрового делопроизводства Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги. В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг.
Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании. Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов.
Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект. Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства.
Надеемся, представленная информация была вам полезна.