1. Положение О Документообороте В Организации Образец 2017
2. Приказ О Документообороте В Организации Образец
3. Положение О Документообороте В Организации Образец

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности. Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:. Внесение записей в трудовые книжки;.

Оформление личных дел;. Создание приказов по личному составу;. Оформление графика отпусков и штатного расписания;. Составление и преобразование должностных инструкций;.

Положение О Документообороте В Организации Образец 2017

График документооборота в бухгалтерии образец 2017. В организации. Положение непременно к применению в организации. О документообороте. Образец приказа о утверждении документооборота в 2018 г. В организации.

Хранение и своевременная сдача документов в архив;. Грамотное внесение изменений в документы. При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций. Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации. Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

В ФЗ № 43 от г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет. Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:. Ускорить поиск понадобившегося документа;.

Систематизировать распорядительные документы по назначению;. Усилить контроль за исполнением приказов начальства. Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:. Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;. Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Правила ведения Пример приказа об увольнении Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно: В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:. «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);. «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:. «п»- прием на работу;.

«у»- увольнение;. «пр» — прием на работу рабочих;. «к» — командировки;.

«вк»- внутренние командировки;. «зк»- командировки заграницу;. «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;.

«отк»- очередные отпуска, учебные отпуска. Обратите внимание!

Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве. Каждый год новая или нет Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября. Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив. Журнал регистрации приказов Страница журнала регистрации приказов по личному составу Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказ О Документообороте В Организации Образец

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него. Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства. Что делать, если ошибка Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой.

Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными. К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа. Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:. Причины изменений. Основание для внесения изменений. Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.

Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название. Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа. При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:. Наименование фирмы;. Наименование и дата документа;. Регистрационный номер;. Место составления приказа;.

Текст документа;. Подписи ответственных лиц;. Отметка об исполнителе;.

Визы согласования приказа (при необходимости). Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос.

К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах. Образец приказа о нумерации приказов Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации. Общество с ограниченной ответственностью «АСТ» ИНН/КПП /780498, г. Санкт – Петербург, Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309 ПРИКАЗ №1 г. Санкт-Петербург г ПРИКАЗЫВАЮ:. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2.

Приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. Приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. Приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. Приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н; 6. Остальные приказы – К (кадры). Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича. Генеральный директор А.С.

Шапкин С приказом ознакомлены: Финансовый директор ООО «АСТ» г.

Образец положения о кадровом документообороте компании. В положении отражены следующие моменты: — прием на работу; — испытательный срок; -оформление приема на работу; — личное дело работника; — персональные данные; — регистрация трудовых договоров; — изменения трудового договора; — служебные командировки; — табельный учет; — график отпусков; — листок временной нетрудоспособности; — полисы обязательного медицинского страхования; — должностные инструкции; — правила внутреннего трудового распорядка; — увольнение работника; Положение о кадровом документообороте компании. 1.Общие положения Настоящее Положение регулирует вопросы кадрового документооборота ООО «AAA» (далее – Компания), устанавливает виды, порядок и сроки работы с кадровым документами и исполнения кадровых процедур. А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения. 2.Прием на работу Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора. 2.1.1.Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании.

В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника. 2.1.2.По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме. 10.Табельный учет 10.1.Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений. 10.1.1.работник, ответственный за табельный учет: 10.1.1.1. Ведет учет штатного состава сотрудников подразделения; 10.1.1.2.

Положение О Документообороте В Организации Образец

На основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. Д.; 10.1.1.3. Осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших; 10.1.1.4. Контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, и других; 10.1.1.5.

В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя. 10.2.Правила заполнения табеля 10.2.1.Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах. 10.2.2.В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца. 10.2.3.Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel и распечатывают его на бумаге.

Табель, с визой ответственного за табелирование, передается в бухгалтерию на хранение. 10.3.К содержанию табеля предъявляются следующие требования: 10.3.1.Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения. 10.3.2.В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.

10.3.3.В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа.

В предшествующие дни проставляется «Х». 10.3.4.В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х».

В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. 10.3.5.Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель вносятся.

10.3.6.Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии). 10.3.7.Фамилия вноситься в табель полностью, имя и отчество только инициалы. При этом тщательно выверяется написание фамилии, в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия. 10.3.8.Должность указывается в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

10.3.9.В графе «Отработано за» указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую половину месяца и за весь месяц. Для этого в указанных графах выделяются две колонки.

В первой колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. Во второй колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником всего за месяц. 10.3.10.В графе «Отработано сверхурочно» указываются отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются. 10.3.11.В графах «Неявки по причинам» указывается количество дней неявок на работу по их видам. 10.3.12.Сумма отработанных дней и неявок по всем причинам должна ровняться количеству рабочих дней согласно рабочего календаря за отчетный месяц. 10.3.13.Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.).

Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа. 10.3.14.В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час.

Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов. 10.3.15.Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит служба персонала по указанию директора Компании и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе. 10.3.16.При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом.

Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит служба персонала по указанию директора Компании. 10.3.17.Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с ТК РФ в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.

В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. 10.3.18.При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с ТК РФ.

10.3.19.Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат. 10.3.20.Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно). 10.3.21.Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней). 10.3.22.Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

10.3.23.Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей. 10.3.24.В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки. 11.График отпусков 11.1.График отпусков определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по каждому подразделению Компании. 11.2.В структурных подразделения ответственными за составление графика отпусков являются руководители данных подразделений. 11.3.При составлении графика отпусков руководитель подразделения обязан учитывать: сезонность работы подразделения, время в которое был предоставлен предыдущий отпуск работнику, мнение работника. По возможности необходимо учитывать время предоставления очередного отпуска работнику, проработавшему в Компании 6 месяцев.

11.4.В отдельной графе должна быть указана фамилия работника, замещающего ушедшего в отпуск и его личная роспись. 11.5.График отпусков подразделения предается в службу персонала не позднее ноября текущего года. 11.6.Служба персонала составляет общий график отпусков по Компании и не позднее 05 декабря текущего года передает график на согласование и утверждение директору Компании. 11.7.В случае производственной необходимости директор вносит изменения в график отпусков. 11.8.Руководитель подразделения доводит изменения до работника, согласовывает новые сроки отпуска, назначает замещающего сотрудника.

11.9.График отпусков утверждается в срок не позднее 15 декабря текущего года. 11.10.При необходимости изменить сроки отпуска после утверждения графика отпусков, работник индивидуально обращается к руководителю подразделения и директору. При получении одобрения на перенос срока отпуска работник подает в службу персонала письменное заявление. 12.Листок временной нетрудоспособности 12.1.При возникновении случаев временной нетрудоспособности, работник или его близкие обязаны в тот же день сообщить об этом непосредственному руководителю. 12.2.По истечению действия листка временной нетрудоспособности работник обязан в день выхода на работу передать его ответственному за табелирование, который затем передает его в службу персонала. Специалист службы персонала проставляет дату приема листка временной нетрудоспособности в строке «Дата».

12.3.Специалист службы персонала проверяет правильность заполнения листка в части названия Компании, ФИО работника, заполняет разделы, касающиеся названия Компании, времени отсутствия, даты выхода на работу, подсчитывает непрерывный стаж на момент возникновения временной нетрудоспособности. 12.4.Стаж для определения процента оплаты листка временной нетрудоспособности рассчитывается в соответствии с Положение ФСС №13-6 от г. На основании рассчитанного стажа проставляет процент оплаты дней нетрудоспособности и их количество. 12.5.Листок временной нетрудоспособности передается в бухгалтерию не позднее 5 рабочих дней с момента получения его службой персонала. Факт передачи фиксируется в Журнале передачи листков временной нетрудоспособности.

13.Полисы обязательного медицинского страхования Все работники Компании подлежат обязательному медицинскому страхованию. 13.1.Служба персонала в срок не более 15 рабочих дней оформляет в соответствии с требованиями страховой медицинской компании документы на получение полисов ОМС. 13.2.Полис выдается работнику по личную роспись.

13.3.При увольнении работника служба персонала изымает полис и сдает его в страховую медицинскую компанию в соответствующем порядке. 14.Должностные инструкции 14.1.Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности. 14.2.Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное должностное лицо, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации. 14.3.Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. 14.4.Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции: 14.4.1.В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения. 14.4.2.Должностная инструкция состоит из разделов: 14.4.2.1.Общие положения. 14.4.2.3.Должностные обязанности.